Cloud-Telefonie

Definition

Telefonie aus der Cloud: Anders als eine physische Telefonanlage, deren konzeptioneller Ursprung in der Autonomie des Besitzers und der ortsfesten Installation an einem Standort liegt, steht die cloudbasierte Telefonanlage für maximale Mobilität, Flexibilität und eine sichere und zuverlässige Kommunikationslösung via Internet.

Die Cloud-Telefonanlage ist eine virtuelle Telefonie-Lösung (auch Hosted PBX, Cloud PBX oder IP-Centrex genannt), die alle bekannten Funktionen und Leistungsmerkmale einer lokalen Telefonanlage (on-premise) abdeckt, ohne Investitionen in den Betrieb und die Wartung.

Unternehmen und ihren Mitarbeitern wird damit das Telefonieren (ein- und ausgehend) und Arbeiten von einem beliebigen Standort und Endgerät ermöglicht. Egal ob im Büro, Home-Office oder unterwegs, die virtuelle Telefonanlage aus der Cloud funktioniert auf jedem Tischtelefon, Computer, Smartphone oder Tablet.

Für die Nutzung des Cloud-Dienstes müssen Unternehmen und Mitarbeitende lediglich auf einen geeigneten Internetzugang (DSL oder Glasfaser) zugreifen können. Die Anbindung von Standorten und Mitarbeitern im Außendienst oder Home-Office ist einfach und nahtlos möglich. Da alle Leistungen aus dem Internet bezogen werden, wird die Lösung auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet.

Die  Cloud-Telefonanlage bringt Unternehmen ein hohes Maß an Skalierbarkeit bei gleichzeitig niedrigen Kosten.

Funktionen

Seit Ablösung der IDSN-Technologie läuft die gesamte Telefonie im Festnetz bis auf wenige Ausnahmen über das Internet (Voice over IP, kurz VoIP). Die Basis dafür bildet das Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protocol) als technologische Grundlage für die Verbindung von Cloud-Funktionalitäten und Telefonie. Dieses wird benötigt, um eine Kommunikationsverbindung zwischen den Endgeräten und der Cloud-Telefonanlage herzustellen. Bei der Verbindung werden Sprachsignale digital umgewandelt und über das IP-Netzwerk als Datenpakete übertragen.

Die Cloud-Telefonanlage ist die softwarebasierte Verwaltungseinheit der Cloud-Telefonie und wird im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters betrieben. Sicherheits- und Softwareupdates oder andere Wartungsvorgänge werden automatisch und ohne zusätzliche Kosten durch den Cloud-Anbieter angestoßen.

Unternehmen können Cloud-Telefonanlagen über persönliche Verwaltungsportale konfigurieren und überwachen. Neue Funktionen lassen sich mit wenigen Klicks kurzfristig einbinden. Hierüber können bspw. auch die Rufnummern einzelnen Endgeräten zugewiesen, Videotelefonie-, Screen- und Filesharing-Funktionen genutzt oder Unified Communications Tools wie Microsoft Teams integriert werden.

Einsatzmöglichkeiten

Eine Cloud-Telefonanlage kann nicht nur dort eingesetzt werden, wo die Funktionen einer stationären Telefonanlage für eine effektive Kommunikation notwendig sind und Mitarbeiter an jedem Standort über die bekannte Firmenrufnummer telefonieren und erreichbar sind. Mit Basisdiensten wie externer und interner Telefonie, Gruppendurchwahlen, die Anbindung an die unternehmenseigene (Kunden-)Datenbank, Mailbox- und Faxlösungen und einer automatischen Rufverteilung (ACD).

Zusätzlich sind Cloud-Telefonanlagen besonders geeignet für die Integration in Unified Communications (UCC)-Lösungen und bilden damit eine ganzheitliche Kommunikationslösung für die interne und externe Telefonie sowie Videokonferenz- und Chat-Dienste.

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst oder Home-Office und schwankenden Mitarbeiterzahlen bietet die agile und leicht zu bedienende Cloud-Telefonie viele Vorteile.

Vorteile

Generell liegen die Vorteile einer virtuellen Cloud-Telefonanlage im flexiblen Wachstum, dem Zugriff von jedem beliebigen Standort und den Einsatzmöglichkeiten unterschiedlicher Endgeräte (PC, Tablet /Notebook oder Handy).

Flexibilität und Skalierbarkeit
Ortsunabhängiges Arbeiten ist ein Standardleistungsmerkmal einer Cloud-Telefonanlage. Gerade in Zeiten von Home-Office und mobiler Arbeit zählt die Ortsunabhängigkeit zu einer der wichtigsten Faktoren, um Mitarbeitende auch außerhalb des Büros jederzeit zu vernetzen.

Cloud-Telefonanlagen können bis ins Detail an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Viele Funktionen sind im Standard-Paket enthalten, weitere lassen sich bei Bedarf hinzubuchen. Die Cloud-Telefonanlage passt sich flexibel an die Unternehmensgröße an und ist zu jedem Zeitpunkt beliebig skalierbar.

Komfort und Leistung
Unternehmen müssen nicht selbst für die permanente Betriebsfähigkeit der Cloud-Telefonanlage sorgen. Sowohl Software- als auch Sicherheitsupdates liegen in der Hoheit des Cloud-Anbieters.

Darüber hinaus kann der Leistungsumfang individuell und je nach Anforderung gewählt sowie auch innerhalb der Laufzeit gewechselt werden. Wenig genutzte Nebenstellen können bspw. mit einem geringeren Leistungsumfang und Preis, intensiv genutzte Nebenstellen aber mit den vollen Möglichkeiten ausgestattet werden. Kosten können bedarfsgerecht angepasst, aber auch plötzlicher Mehrbedarf aufgefangen werden.

Unternehmen sparen nicht nur hohe Anschaffungskosten und laufende Investitionen in Hardware, sondern zahlen immer nur für die Nebenstellen und Funktionen, die auch wirklich benötigt werden.

Sicherheit und Redundanz
Die Cloud-Telefonie ist durch geeignete Sicherheitsverfahren gegenüber externen Zugriffen geschützt, ein Bespiel dafür ist die verschlüsselte Übertragung der Gesprächsdaten über das Secure Real Time Protocol (SRTP). Updates, Backups und Echtzeit-Überwachung gehören zum Standard der Cloud-Anbieter.

Zusätzlich bietet eine cloudbasierte Telefonanlage die nahtlose Weiternutzung sämtlicher Kommunikationsmöglichkeiten für den Fall einer Störung (bspw. Stromausfall) am Kundenstandort. Die Rufnummer des Mitarbeitenden folgt selbstständig dorthin, wohin auch der Mitarbeitende geht. Teilweise schaffen Cloud-Anbieter noch weitere Redundanzen, indem Verbindungen auch zu Mobiltelefonen weitergeleitet werden, wenn das eigentliche Endgerät nicht funktioniert.

Der immens wichtige Datenschutz von Cloud-Telefonanlagen wird besonders gesichtert, wenn die Telefonanlage in einem Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland nach deutschen Sicherheitskriterien gehostet wird.

Schnelle Einrichtung und freie Endgeräte-Wahl
Die Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch, da keine physische Telefonanlage eingerichtet werden muss. Der Installationsaufwand ist somit sehr gering und erfordert keine großen IT-Kenntnisse auf der Unternehmensseite.

Das Konzept der Endgerätenutzung kann bei einer cloudbasierten Telefonanlage absolut flexibel und auf den Nutzer bzw. die Nutzergruppe optimal zugeschnitten werden: Von der klassischen Nebenstelle mit einem Tischtelefon über den Parallelbetrieb diverser Endgeräte (Softphone auf dem Notebook, Tischtelefon im Büro, Mobiltelefon mit passender App für unterwegs) bis zum reinen Smartphone-Nutzer.

 

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