Hot Desking

Hot Desking, auch als Hot-Desk-Office oder Desksharing bekannt, ist ein modernes Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch mehr haben. Stattdessen wählen sie täglich einen Arbeitsplatz, der aktuell verfügbar ist. 

Dieses Modell ist eine flexible Nutzung von Büroarbeitsplätzen, wodurch feste Zuweisungen entfallen. In der Praxis bedeutet das: Wer ins Büro kommt, sucht sich einen freien Platz – ganz nach Bedarf. Diese Arbeitsweise ist besonders in Kombination mit mobilem Arbeiten, Remote Work oder hybriden Arbeitsmodellen verbreitet.

Das Konzept des Hot Desking stammt aus den 1990er Jahren und ist eine Entwicklung, die eng mit den sich verändernden Arbeitsformen und der zunehmenden Mobilität von Mitarbeitern verbunden ist.

Ursprünglich entstanden ist es als Reaktion auf die Notwendigkeit, Büroräume effizienter zu nutzen. Insbesondere in Unternehmen, in denen Mitarbeiter unterschiedliche oder kürzere Anwesenheitszeiten haben, wie beispielsweise Außendienstmitarbeiter oder Teams mit flexiblen Arbeitszeiten.

Eine interessante Inspirationsquelle war die Praxis in der US-Marine. Dort teilen sich die Besatzungsmitglieder keine festen Betten, sondern schlafen im sogenannten „Hot-Bunking“-System. Auf einem U-Boot gibt es typischerweise weniger Betten als Besatzungsmitglieder. Beispielsweise etwa 24 Betten für ca. 30 Besatzungsmitglieder. Die Crew ist in Schichten (Wachen) eingeteilt: Verschiedene Wachen schlafen zu unterschiedlichen Zeiten, sodass Koje und Platz mehrfach am Tag genutzt werden. Das bedeutet, ein Bett wird von mehreren Personen genutzt, jedoch zeitlich versetzt. Dieses Rotationsprinzip spart Platz, der an Bord eines U-Boots extrem knapp ist.

In den frühen 1990er Jahren wurde dies übertragen auf das Büroarbeitsumfeld, um den Stillstand von Ressourcen zu vermeiden und zugleich kollaboratives Arbeiten zu fördern. 

Die Vorteile von Hot Desking sind vielfältig und betreffen sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende:

• Effiziente Raumnutzung
  Optimale Nutzung der Bürofläche, da nicht jeder Mitarbeiter einen festen Schreibtisch benötigt. Somit reduziert sich die Anzahl benötigter Arbeitsplätze und damit die Miet- und Betriebskosten.
• Kosteneinsparungen
  Unternehmen können somit ihre Büroflächen verkleinern oder neu gestalten und sparen so Ausgaben für Miete, Heizung und Ausstattung.
• Erhöhte Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit
  Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz täglich frei wählen, was zu mehr Flexibilität und individueller Gestaltung der Arbeitsumgebung führt. Diese Freiheit fördert die Work-Life-Balance und steigert die Motivation sowie das Engagement der Mitarbeiter.
• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
  Da die Mitarbeiter täglich an unterschiedlichen Plätzen sitzen und mit unterschiedlichen Kollegen zusammenarbeiten, wird die teamübergreifende Kommunikation und Kollaboration gefördert. Dies kann zu mehr Kreativität, Innovation und schnellerem Informationsaustausch führen.
• Anpassung an hybride Arbeitsmodelle
  Es passt gut zu flexiblen und hybriden Arbeitsmodellen, in denen Mitarbeitende teilweise im Homeoffice und teilweise im Büro arbeiten. Dadurch wird die vorhandene Bürofläche effizient genutzt und Leerstände werden vermieden.
• Nachhaltigkeit
  Durch geringeren Flächenverbrauch sinkt der CO2-Fußabdruck von Unternehmen, was Nachhaltigkeitsziele unterstützt.

Die Nachteile von Hot Desking umfassen vor allem organisatorische und soziale Herausforderungen:

• Ungewissheit bei der Arbeitsplatzverfügbarkeit
  Mitarbeiter wissen oft nicht im Voraus, ob ein freier Schreibtisch vorhanden ist, was zu Stress und Zeitverlust bei der Suche führt. In größeren Büros mit mehreren Stockwerken kann dies besonders problematisch sein.
• Geringe Privatsphäre und fehlende Personalisierung
  Da kein fester Arbeitsplatz besteht, können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz nicht individuell einrichten oder persönliche Gegenstände lagern, was zu einem Verlust von Privatsphäre und Wohlfühlfaktor führt.
• Erhöhter Organisationsaufwand
  Die Verwaltung von Desksharing erfordert Buchungssysteme und Verwaltungstools, um Plätze zu koordinieren und Doppelbelegungen zu vermeiden. Ohne solche Systeme kann der Alltag unstrukturiert und ineffizient werden.
• Stress und Produktivitätsverlust
  Die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz und wechselnde Sitznachbarn können zu Unruhe und Konzentrationsproblemen führen, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.
• Weniger Teamzusammenhalt
  Da Mitarbeiter an wechselnden Plätzen sitzen, kann das Zugehörigkeitsgefühl zum Team leiden und sozialer Austausch erschwert werden.
• Erschwerte Arbeitsorganisation
  Ständiges Auf- und Abbauen des Arbeitsplatzes kann den Arbeitsfluss stören und wichtige Unterlagen oder Materialien könnten verloren gehen.
• Nicht ideal für alle Mitarbeitertypen
  Insbesondere Mitarbeiter, die feste Strukturen bevorzugen oder körperliche Einschränkungen haben, können mit dem geteilten Arbeitsplatzmodell Schwierigkeiten haben.

Die Nachteile sind vor allem dann spürbar, wenn das Konzept nicht gut geplant und begleitet wird.

Hot Desking lohnt sich insbesondere unter folgenden Bedingungen:

• Flexible Arbeitszeitmodelle: Wenn Mitarbeiter unterschiedliche oder flexible Arbeitszeiten haben, z. B. Schichtarbeit, Teilzeit oder Gleitzeit, ist das Modell effizient, da nicht jeder gleichzeitig einen festen Arbeitsplatz benötigt.
• Hybride oder mobile Arbeit: Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, bei denen Mitarbeiter teilweise im Homeoffice, bei Kunden oder unterwegs arbeiten, profitieren besonders, weil dadurch Büroflächen bedarfsgerecht genutzt werden.
• Außendienst und Projektarbeit: Wenn viele Mitarbeiter oft draußen unterwegs oder projektbasiert tätig sind und nicht ständig einen festen Schreibtisch im Büro benötigen, ist Hot Desking eine kosteneffiziente Lösung.
• Kosten- und Platzeinsparungen: Bei steigenden Büroflächenkosten oder dem Wunsch, Flächen effizienter zu nutzen und damit Miet-, Energie- und Instandhaltungskosten zu senken, bietet das Teilen der Arbeitsplätze einen klaren Vorteil.
• Förderung von Kollaboration und Innovation: Der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit kann gefördert werden, da Mitarbeiter täglich unterschiedliche Sitznachbarn haben und so vermehrt in Austausch treten.
• Unternehmen mit dynamischem Personalbestand: Wenn Mitarbeiterzahlen schwanken oder temporäre Teams gebildet werden, hilft es bei der flexiblen Arbeitsplatzzuweisung.

Es eignet sich vor allem für Organisationen, die flexible Arbeitsmodelle fördern, ihre Büroflächen effizienter nutzen wollen und auf wechselnde Mitarbeitersituationen reagieren müssen. Es schont Ressourcen, unterstützt moderne Arbeitsformen und kann die Zusammenarbeit stärken

Kurz gesagt: Für erfolgreiche Hot-Desking-Umsetzungen braucht es passende Technik, eine offene und flexible Unternehmenskultur, geeignete Bürogestaltung, klare Regeln und gute Kommunikation. Die Voraussetzungen für Hot Desking umfassen mehrere Bereiche, die für eine erfolgreiche Implementierung erfüllt sein müssen:

• Technologische Ausstattung
  Eine robuste technologische Infrastruktur ist unerlässlich, darunter mobile Arbeitsmittel wie Laptops, Smartphones und Headsets sowie eine stabile, schnelle Internetverbindung im ganzen Büro. Spezialisierte Hot-Desking-Software oder Buchungssysteme helfen, die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen zu verwalten und Plätze effizient zu reservieren.
• Flexible Arbeitskultur
  Die Unternehmenskultur muss Offenheit für flexible Arbeitsweisen fördern. Mitarbeiter sollten bereit sein, täglich unterschiedliche Arbeitsplätze zu nutzen und sich an wechselnde Umgebungen anzupassen. Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten und Arbeitsorten (z. B. Homeoffice) ist wichtig, damit Hot Desking gut funktioniert.
• Büroinfrastruktur und Raumgestaltung
  Das Büro sollte mit ergonomischen Möbeln (höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle, Monitore) ausgestattet sein, um verschiedenen Bedürfnissen gerecht zu werden. Ausreichend Arbeitsplätze mit guter Ausstattung müssen vorhanden sein, ebenso wie separate Bereiche für konzentriertes Arbeiten und für Besprechungen. Flexible, multifunktionale Flächen ermöglichen die optimale Nutzung und Anpassung des Arbeitsplatzes je nach Bedarf.
• Klare Regeln und Kommunikation
  Es sollten klare Richtlinien und Prozesse für die Nutzung der flexiblen Arbeitsplätze definiert werden, um Konflikte zu vermeiden und Hygieneanforderungen zu gewährleisten. Schulungen und Support helfen den Mitarbeitern, sich mit der neuen Arbeitsweise und der Software vertraut zu machen.
• Anpassungsbereitschaft und Change Management
  Da Hot Desking für manche Mitarbeiter Umstellungen bedeutet, ist eine sorgfältige Einführung mit begleitendem Change Management wichtig, um Akzeptanz und Produktivität zu sichern.

Wenn Hot Desking nicht zur Unternehmenskultur passt oder zu viele Nachteile birgt, bieten sich folgende Alternativen an:

• Desk Sharing
  Beim Desk Sharing teilen sich zwei oder mehr Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz, jedoch nutzen sie ihn zu unterschiedlichen Zeiten. Das schafft eine Struktur mit festen Plätzen, die dennoch effizient genutzt werden und ist besonders geeignet für Teilzeit- oder Schichtmodelle. Desk Sharing bietet mehr Stabilität und Vertrautheit, bei gleichzeitig besserer Flächenausnutzung.
• Activity Based Working (ABW)
  Hier wählen Mitarbeiter je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz oder Raum aus, z. B. für konzentriertes Arbeiten, Teamarbeit, Meetings oder Pausen. Es werden verschiedene Arbeitsbereiche (Zonen) angeboten, die auf unterschiedliche Tätigkeiten abgestimmt sind. ABW fördert Flexibilität und unterstützt die Arbeitsprozesse optimal.
• Fixed Desks mit flexibler Nutzung
  Jeder Mitarbeiter hat einen festen Arbeitsplatz, kann aber bei Bedarf auch andere Räume wie kreative Workshops oder Rückzugsbereiche nutzen. Dies kombiniert feste Strukturen mit Flexibilität ohne das tägliche Umziehen am Arbeitsplatz.
• Hybrid- und Homeoffice-Modelle
  Viele Unternehmen reduzieren die Anzahl der Büroarbeitsplätze durch verstärktes Homeoffice, was die Flächennutzung verändert und Hot Desking ergänzen oder ersetzen kann.
• Non-territoriales Büro / Hoteling Desk
  Weiterentwicklung des Hot Desking mit digitaler Planung und Reservierung von Arbeitsplätzen. Ermöglicht eine noch gezieltere und planbare Nutzung der Büros, oft mit verschiedenen Arbeitsplatztypen.
• Kombinationen und Mischformen
  Unternehmen kombinieren häufig verschiedene Konzepte, um den Bedürfnissen unterschiedlicher Teams und Arbeitsstile gerecht zu werden. So lassen sich Vorteile verschiedener Modelle flexibel nutzen.

Diese Alternativen bieten unterschiedliche Grade von Flexibilität, Struktur und Stabilität, je nach Unternehmenskultur, Arbeitsweise und Büroinfrastruktur.