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Elektronisches Fax (E-Fax)
Ein elektronisches Fax ist eine Methode, bei der Faxnachrichten über das Internet oder ein Computernetzwerk gesendet und empfangen werden, anstatt über herkömmliche Telefonleitungen.
Diese Technologie ermöglicht es Benutzern, Faxe als digitale Dokumente (z.B. PDF) zu versenden und zu empfangen, was die Notwendigkeit eines physischen Faxgeräts eliminiert.
Was ist ein elektronisches Fax?
Ein elektronisches Fax (auch E-Fax oder digitales Fax) ist eine digitale Version des klassischen Faxversands, bei der Dokumente online statt über ein herkömmliches Faxgerät versendet und empfangen werden.
Diese Technologie bietet eine moderne, standortunabhängige und komfortable Lösung für den Versand und Empfang von Faxen, speziell im Unternehmensumfeld, wo Effizienz und digitale Zusammenarbeit gefragt sind.
Elektronische Faxe können über E-Mail-Dienste oder spezialisierte Fax-Software abgewickelt werden, was die Effizienz und Zugänglichkeit für den Benutzer erhöht.
Einfach gesagt: Ein elektronisches Fax macht das Faxen deutlich flexibler, effizienter und umweltfreundlicher, da der gesamte Prozess digital abgewickelt wird und kein Papier mehr benötigt wird.
E-Fax, FoIP (Fax over IP), fax2mail, mail2fax: Was ist der Unterschied?
Alle Begriffe beschreiben Varianten digitaler Faxkommunikation, die ohne klassisches Faxgerät auskommen und in der Regel über Webportale, E-Mail oder Apps funktionieren. E-Fax und FoIP stehen meist für das technische System, fax2mail und mail2fax für die jeweils konkrete Richtung der Übertragung.
- E-Fax:
Bezeichnet das Senden und Empfangen von Faxen über das Internet. Dokumente werden digital (z. B. als PDF) an einen Dienstleister geschickt, dieser wandelt sie bei Bedarf ins Faxformat um und sendet sie über das Festnetz oder als digitales Fax weiter. Eingehende Faxe werden auf einen Faxserver zugestellt und dann dem Nutzer als E-Mail-Anhang zugestellt. - FoIP (Fax over IP)
Fax over IP ist der technische Überbegriff für die Übertragung von Faxdaten über IP-basierte Netzwerke (also das Internet) statt über analoge Telefonleitungen. Grundlage sind Protokolle wie T.38 oder spezielle VoIP-Anpassungen, die Faxdaten über das Internet transportieren können. FoIP ist die technische Basis vieler moderner E-Fax-Lösungen und ermöglicht deren Integration in VoIP- oder Cloud-Telefonanlagen. - Fax2Mail (fax to mail): Digitaler Faxempfang
Empfängt ein Nutzer ein Fax an eine virtuelle Faxnummer, nimmt ein Faxserver dieses entgegen, wandelt es in eine Grafik- oder PDF-Datei um und leitet es an eine hinterlegte E-Mail-Adresse weiter. Nutzer erhalten eingehende Faxe bequem als E-Mail-Anhang und können sie digital archivieren oder weiterleiten. - Mail2Fax (mail to fax): Digitaler Faxversand
Umgekehrter Weg: Nutzer senden eine E-Mail (oft mit PDF-Anlage) an eine spezielle Adresse oder über ein Webportal. Der Dienstleister nimmt die E-Mail entgegen, wandelt Anhänge ins geeignete Faxformat um und sendet das Fax über das Festnetz (bzw. über FoIP) an die gewünschte Faxnummer des Empfängers.
Was sind die Unterschiede zwischen Fax und E-Fax?
Das E-Fax ist die moderne und flexible Weiterentwicklung des klassischen Fax-Geräts. Der Hauptunterschied liegt in der kompletten Digitalisierung des Übertragungswegs und dem Verzicht auf physische Geräte.
Vergleichstabelle: Fax vs. E-Fax
| Merkmal | Fax | E-Fax |
|---|---|---|
| Technik | Faxgerät und Telefonleitung | Computer/Smartphone und Internet |
| Versand/Empfang | Papierdokumente | Digitale Datei (z.B. PDF, Bild) |
| Standort | Ortsgebunden | Überall mit Internetzugang |
| Hardwarebedarf | Faxgerät, Toner, Papier | Keine spezielle Hardware |
| Kosten | Wartung, Papier, Toner, Telefonleitung | Nur Dienstgebühr, ggf. keine Hardwarekosten |
| Archivierung | Physisch, auf Papier | Digital, einfach durchsuchbar |
| Sicherheit | Tendenziell weniger sicher (z.B. das Dokument bleibt am Gerät liegen) | Verschlüsselung, geschützte Übertragung möglich |
| Mobilität | Eingeschränkt | Hoch, per App oder Web von überall |
| Umweltaspekt | Hoher Papierverbrauch | Kein Papierverbrauch |
| Rechtssicherheit | Hoch (Originalübertragung) | Hoch, oft mit elektronischem Nachweis |
Vorteile des E-Fax
- Kosteneffizienz: Kein Bedarf an separaten Geräten, keine Wartung und keine Ausgaben für Papier oder Toner.
- Zeitersparnis & Mobilität: Versand und Empfang sind jederzeit und standortunabhängig möglich, oft direkt vom Handy oder Computer.
- Einfache Archivierung: Digitale Faxe lassen sich komfortabel speichern, durchsuchen und wiederfinden.
- Mehr Sicherheit: Digitale Übertragung mit Verschlüsselung schützt sensible Daten besser als traditionelle Faxgeräte, wo Papiere offen zugänglich sein könnten.
- Umweltfreundlich: Deutliche Reduktion des Papierverbrauchs.
Wie funktioniert das E-Fax?
Registrierung bei einem E-Fax-Anbieter:
Du meldest dich bei einem E-Fax-Dienst an und erhältst eine eigene Faxnummer.
Senden eines E-Fax
- Du lädst das zu versendende Dokument (z.B. PDF, Word, Bilddatei) über das Webportal des Anbieters hoch oder versendest es per E-Mail an eine spezielle Adresse.
- Der Anbieter wandelt die Datei, falls nötig, ins Faxformat um.
- Das Dokument wird dann über eine virtuelle Faxleitung an den Empfänger übermittelt, der auch ein klassisches Faxgerät verwenden kann.
Empfangen eines E-Fax
- Jemand sendet ein Fax an deine zugewiesene E-Fax-Nummer.
- Der Anbieter fängt dieses Fax digital ab und leitet es in deinem Account weiter, meistens als E-Mail-Anhang im PDF-Format.
- Du kannst das Fax am Computer, Tablet oder Smartphone einsehen, abspeichern oder weiterleiten.
Beispiel: E-Fax in der ecotel Cloud-Telefonanlage
Das E-Fax in der ecotel Cloud-Telefonanlage ermöglicht die komplette Abwicklung sämtlicher Faxvorgänge über E-Mail und Cloud. Einfach, flexibel, ohne technische Hürden oder örtliche Bindung. Die Einrichtung erfolgt komfortabel über das Selfcare-Portal.
Faxversand (Mail2Fax) mit ecotel
- E-Mail mit Anhang (Faxdokument) verfassen.
- Adresse des Faxservers und Faxnummer als Empfänger verwenden.
- E-Mail absenden.
- Versandbestätigung abwarten.
Faxempfang (Fax2Mail) mit ecotel
- Eingehende Faxe werden an die Faxnummer gesendet.
- Der Faxserver der ecotel Cloud-Telefonanlage nimmt das Fax entgegen und wandelt es in eine PDF-Datei um.
- Das Fax wird dann als E-Mail-Anhang an eine zuvor hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.
