Definition
Unified Communications & Collaboration (UCC) sind Lösungen, die unterschiedliche Kommunikationskanäle wie Telefonie, Sprach- & Videokonferenzen und Chat (Communications) mit Tools zur virtuellen Zusammenarbeit (Collaboration) in einer Anwendung kombinieren.
Unified Communications as a Service (UcaaS)-Anbieter bieten cloudbasierte Plattformen an, die über Messaging, Chat- und Meeting Funktionalitäten verfügen.
Die meisten Anbieter ermöglichen über die UCC-Tools zusätzlich auch die externe Telefonie - mittels einem inkludierten SIP-Anschluss – als technische Basis der Cloud-Lösung für den IP-Sprachdienst.
Funktionsweise
Die virtuelle Zusammenarbeit ist damit nahtlos in einer einzigen Anwendung möglich. Der große Vorteil ist, dass nur ein einziger Arbeitsbereich für Team-Messaging, File-Sharing, Aufgabenverwaltung & Kalenderfunktionen notwendig ist. Das Verwalten von Einstellungen und Standorten ist jederzeit überall und über jede Anwendung per Endgerät, App oder ein Portal möglich.
Einsatzmöglichkeiten
»UCC« bietet für jede Situation die passende Kommunikationsmöglichkeit, mit dem jeweils favorisierten Gerät als Telefonie-, Video- oder Chat-Anwendung. Durch die Präsenz-Anzeige können Mitarbeiter*innen den Status ihrer Kolleg*innen einsehen und so z.B. dem sich gerade in einem Gespräch befindenden Mitarbeiter eine Information einfach per Chat mitteilen. Bei der Arbeit aus dem Homeoffice kann die Funktion Videocall genutzt und zusätzlich der Bildschirm geteilt werden. Ein Mitarbeiter, der während eines Gesprächs zu einem Termin aufbrechen muss, kann vom Tischtelefon nahtlos in die Smartphone App wechseln.
Cloudbasierte Plattformen bieten häufig auch die Integrationsmöglichkeit von CRM-Systemen wie z.B. Salesforce oder Google Workspace via Application Programming Interface (API) sowie Integrationsmöglichkeiten in das Microsoft Ökosystem. So kann innerhalb der Plattform beispielsweise das Microsoft Outlook Kontaktverzeichnis oder der Terminkalender genutzt und synchronisiert werden.
Des Weiteren beinhalten cloudbasierte Plattformen häufig Analysefunktionen wie umfassende Echtzeit-Berichte, Monitoring der Kommunikationen wie auch individuell konfigurierbare Warnmeldungen und Benachrichtigungen.
Vorteile
Neben den fließenden Übergängen zwischen den Kanälen und Funktionen der virtuellen Zusammenarbeit besteht der große Vorteil darin, von beliebigen Geräten und jedem Ort der Welt arbeiten zu können und erreichbar zu sein. Nutzer können einfach und komfortabel mit der bekannten Rufnummer per Endgerät (z.B. Tischtelefon oder Konferenzspinne), webbasierter Benutzeroberfläche (Desktop-App) und Smartphone (Mobile-App) über eine einzige integrierte Anwendung kommunizieren.
Die Integration von externer Telefonie in Form einer cloudbasierten Telefonanlage bringt weitere Vorteile. Gegenüber einer klassischen lokalen, hardwarebasierten Telefonanlage ist die Flexibilität und Agilität deutlich größer bei gleichzeitig niedrigeren Kosten für Infrastruktur und Management, es fallen keine Hardware und Wartungskosten an.
Auch die Energiekosten sind im Vergleich zu einer stationären Telefonanlage deutlich geringer, die Stromkosten für den Betrieb einer physikalischen Anlage entfallen. Außerdem wird ein sogenannter Single Point of Failure, wie es häufig bei einer einfach angebundenen physischen Telefonanlage der Fall ist, vermieden.
Ein weiterer Vorteil besteht in einfachen und schnellen Skalierungsmöglichkeiten, die Anzahl der Nutzer von UCC-Plattformen kann kurzfristig angepasst werden.
